따라서 행사주관 기관은 행사의 개최 목적과 의의를 분명히 해서 그 행사의 본질적인 뜻을 높일 수 있도록 최선을 다해야 한다.
1. 행사의 일반적 절차
가. 계획수립시 고려사항 행사를 주관하는 기관의 부서장은 다음 사항을 염두에 두어 행사계획을 수립한다.
①행사의 명칭ㆍ목적ㆍ시행방침
②행사일시 및 주관
③행사장소(수용능력, 주차시설, 집기 확보상태, 냉ㆍ난방시설 등 사전 판단)
④초청 및 참가 범위와 복장 등
⑤소요장비 및 홍보 시설물, 식장설비 등
⑥식순
⑦질서유지
⑧보안 및 경호관계(대통령 행사시)
⑨수송 및 안내계획
⑩행사장 관리와 통제
⑪우천시 행사계획 조정
⑫기타 사항(관계기관 협조, 안내 및 접대 등)
나. 행사 계획
①기본 추진방향
행사의 기본 추진방향은 행사 본연의 의의를 높일 수 있는 목표를 뚜렷이 설정하고 행사에 대한 일시ㆍ장소ㆍ초청인사ㆍ진행 등에 관한 기본적인 사항을 수립한다.
②행사 일시 및 장소
ㆍ행사 일자가 법령이나 관례적으로 정해진 경우에는 그 일자에 개최하고 행사일이 공휴일이면 전일에 개최하는 것이 일반적이다. 행사시간은 대개 오전 10시에 개최하는 것이 일반적이지만 초청자의 참석 소요시간 및 행사의의를 높이는데 부적합하다면 굳이 10시에 답습할 필요는 없다.
ㆍ기념식, 학술회의, 시상식 등의 행사장은 원칙적으로 보유시설(회의실ㆍ강당 등)을 이용하고 보유시설이 없는 경우라도 편리한 위치의 다른 공공시설을 우선 활용한다.
ㆍ행사장이 외부 기관이나 옥외인 경우는 사전에 행사 책임자가 답사하여 행사장소의 위치, 규모, 진입ㆍ퇴장도로, 출입구, 주차장 등을 검토한다.
③초청 범위 및 주요 인사의 결정
ㆍ초청 인사는 행사와의 유관정도에 따라 경절하되 고위직 위주의 관행적 초청과 행사와 무관한 외부 인사 및 과다한 인원을 초청하는 일이 없도록 하고 행사 직접 관련 인사가 소외되지 않도록 고루 초청하도록 한다.
ㆍ주요 단상 인사는 유관 인사를 가급적 적은 인원으로 하며 야외 행사시 식단에는 좌석을 배치하지 않고 주요 인사는 전열에 배치하도록 한다.
④행사 내용
시행할 행사의 종류(식전행사, 본행사, 식후행사, 연회 등)와 행사내용을 순서별로 일목요연하게 작성한다.
⑤행사장 배치도 및 주차 계획
ㆍ전체적인 행사장을 파악할 수 있도록 행사장 배치도를 작성하고 배치도에 초청인사의 좌석을 나타내도록 한다.
ㆍ주차장은 행사장 근거리에 있는 주차장을 이용할 수 있도록 하고, 기공식ㆍ준공식 등 행사에서 주차장이 없을 때에는 행사장 주변의 적절한 장소를 주차장으로 확보하여야 한다.
다. 행사 준비
①초청
ㆍ초청인사 확정
- 행사에 누구를 초청하느냐에 따라 행사의 목적과 의의를 높이는 주요한 요소가 되는 만큼 관례적인 초정은 지양하고 행사시마다 재검토하여 행사와 직접 관련된 인사를 빠짐없이 초청하도록 한다.
- 특히 고위직ㆍ유지(有志) 위주의 답습적인 초청과 행사와 무관한 인사를 초청한다든지 불필요한 많은 인원이나 소속 직원을 동원함으로써 불평을 초래하는 일이 없도록 한다.
ㆍ초청인사 명부작성
- 초청범위가 결정되면 초청인사 명부를 작성하는데 이때 안내사항을 염두에 두고 행사장 좌석배치에 따라 분야별로 작성하면 편리하다.
- 대통령이 참석하는 행사의 경우는 초청인사 명부와 도열자, 안내요원 등 행사요원 명부를 각각 따로 만들어 경호실에 제출하고 비표대장으로 활용할 수 있도록 작성하는 것이 필요하다.
ㆍ초청장 작성 및 발송
- 일시와 장소는 고딕체 등으로 인쇄하여 눈에 잘 띄도록 한다.
- 일반행사시참석자의 복장은 평상복이 원칙이나 복장을 명시하는 것이 좋다.
- 초청장은 너무 화려하지 않게 검소하게 한다. - 초청장은 필요시 주차카드와 입장카드를 함께 동봉하여 행사전 10일을 전후하여 발송하는 것이 좋다. 너무 일찍 발송하게 되면 초청자가 받아 분실 또는 자칫 잊을 우려가 있고 너무 늦게 발송하면 초청자가 선약이 있어 참석할 수 없게 될 수도 있으므로 적절한 시간을 두고 발송하는 것이 필요하다.
※주차카드 및 입장카드 제작
주차카드:일반인의 출입이 잦은 도심 주차장
및 공용주차장 등을 사용할 때
입장카드:다수인 초청시, 참석인사 신원확인
및 참석여부 확인 필요시
(대통령 행사시 주로 제작)
- 대통령이 참석하는 행사의 경우는 입장카드와 주차카드를 사전에 관계기관의 검인을 받아야 한다.
- 입장카드 및 주차카드 후면에는 주차장 도면과 행사장 입장에 따른 안내사항을 기재하고 입장카드 또는 주차카드를 제작하지 않더라도 주차 및 입장요령, 식중 행동요령 등에 대한 행사 안내사항을 만들어 초청장과 함께 발송하는 것이 좋다.
- 초청장 봉투는 우편으로 발송할 경우에는 주소ㆍ성명을 기재하고 직위는 생략하는 것이 일반적이지만 직장이나 인편으로 전달하는 경우는 직위를 기재하도록 한다.
- 초청장 발송시 인명이 들어가는 입장카드와 봉투는 사전에 면밀하게 검토하여 성명이 틀려 결례되는 일이 없도록 주의하여야 한다.
ㆍ초청장 출입 및 안내
- 행사 참석 인사는 초청장 또는 입장카드(필요시 동봉한 경우) 제시만으로 입장하도록 한다. 주요 인사 참석으로 경호상 불가피한 경우는 분야별ㆍ좌석별로 비표(리본) 색상을 구분하면 좌석을 안내하는데 편리하다.
- 행사 성격상 참석자 인식이 필요한 경우에는 명찰을 사용하도록 하고 가급적 주빈 또는 단상 인사에 대한 별도의 가슴부착용 꽃장식(Corsage)은 만들지 않도록 한다.
②행사장 준비
ㆍ식장
- 행사장은 원칙적으로 보유시설(회의실ㆍ강당)을 이용하고 보유시설이 없는 경우는 편리한 위치의 타 공공시설을 우선 활용하도록 한다.
- 기ㆍ준공식 등 옥외 행사인 경우에는 식장의 중심이 되는 위치에서 진입도로의 조건, 일조, 전망 등을 고려하여 선정하도록 한다
